ダウンロードした表を前に迷わないように、少人数の事業で使いやすい4つの管理例を並べます。Excelやスプレッドシートで、同じ列を作るところから始めてください。
数式を先に複雑にする必要はありません。まずは購入した日に1行を入力し、発注・在庫・会計で同じ情報を使える状態にします。
1. 仕入れ台帳: 購入した日に1行を追加する
発注の判断と月末の確認で探し直さないために、商品そのものの情報と購入時の情報を同じ行へ残します。
| 購入日 | 商品名・規格 | 購入先 | 総額 | 実質単価 | 最低在庫 | 証憑の保存先 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026/09/04 | ペーパータオル 200枚×5 | 法人向け通販A | 3,300円 | 3.3円/枚 | 2ケース | 2026-09_通販A_3300円.pdf |
| 2026/09/05 | ニトリル手袋 M・100枚 | 通販B | 1,200円 | 12円/枚 | 3箱 | 2026-09_通販B_1200円.pdf |
最低在庫を下回った行だけをフィルターすれば、次回発注の候補を確認できます。領収書・請求書のファイル名または保存先リンクも同じ行に残します。
2. 初回発注: 使用量から購入単位数を決める
販売単位に合わせて買う前に、営業日数と予備を含めた必要数を計算します。使用数は最初は仮置きでよく、営業後に実績へ更新します。
| 品目 | 1日使用数 | 対象日数 | 予備係数 | 必要数 | 入数 | 購入数 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ペーパータオル | 30枚 | 14日 | 1.2 | 504枚 | 200枚/パック | 3パック |
| ニトリル手袋 | 20枚 | 14日 | 1.2 | 336枚 | 100枚/箱 | 4箱 |
計算式の例は「1日使用数 × 対象日数 × 予備係数」。購入数は、必要数を入数で割って切り上げます。
3. 仕入れ先比較: 価格以外も同じ列で比べる
候補ごとに見る列を固定すると、「安いが送料が高い」「納期が間に合わない」といった差を購入前に見つけやすくなります。
| 候補 | ロット・入数 | 商品価格 | 送料 | 到着予定 | 返品条件 | 証憑 | 実質単価 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 通販A | 200枚×5 | 3,300円 | 無料 | 翌日 | 未開封のみ | PDF可 | 3.3円/枚 |
| 通販B | 200枚×5 | 3,000円 | 550円 | 3日 | 7日以内 | PDF可 | 3.55円/枚 |
定番品は、実質単価だけでなく再注文のしやすさと書類取得の手順も比較します。
4. 梱包コスト: 商品代以外も1件分へ換算する
発送やテイクアウトの資材は、箱だけでなく緩衝材・作業・送料区分まで並べると、候補ごとの差が見えます。
| 候補 | 箱 | 緩衝材 | 作業時間 | 送料区分 | 1件あたり総コスト | メモ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 85円 | 20円 | 3分 | 60サイズ | 205円 | 破損なし |
| B | 70円 | 30円 | 5分 | 80サイズ | 250円 | 作業が増える |
毎月はこの3つだけ確認する
- 最低在庫を下回った品目を確認し、次回発注を決める。
- 購入履歴と領収書・請求書の保存件数を照合する。
- 実質単価・送料・納期が変わった定番品だけを比較し直す。